Как получить справку с места работы для оформления визы

Собрать все документы и получить визу — тот ещё квест. В список необходимых бумаг практически всегда входит справка с места работы: без неё в разрешении на въезд в ту или иную страну могут просто отказать. В этой статье рассказываем всё, что нужно знать об этом документе. 

Зачем нужна справка с места работы

Справка с места работы необходима прежде всего для подтверждения финансовой состоятельности: документ доказывает, что у туриста есть деньги, чтобы обеспечить себя в поездке.
Кроме того, стабильная занятость и постоянный доход демонстрируют, что путешественник вернётся домой, а не станет мигрантом в той стране, куда отправляется. Справку требуют, когда вы собираете бумаги для визы в страны Евросоюза, США, Великобританию, Канаду и другие государства. 

Иногда (например, когда собираетесь в Японию) справку можно заменить выпиской с банковского счёта, справкой о доходах по форме 2-НДФЛ или спонсорским письмом. Как правило, в последнем случае человеку, оформляющему визу, необходимо также доказать связь с тем, кто оплачивает поездку. К примеру, предоставить свидетельство о рождении или браке. 

Тем, кто не трудоустроен или работает на себя, а также студентам, школьникам и пенсионерам нужно показать другие бумаги, подтверждающие статус и способы дохода. Подробнее об этом рассказали в отдельном пункте.  

Как выглядит справка с места работы

Регламентированного шаблона справки для всех работодателей не существует, поэтому документ выдаётся на фирменном бланке компании. Чаще всего консульства принимают бумагу, оформленную на русском языке, но иногда требуют на английском: например, такие правила действуют для шенгена и визы в Великобританию. Уточните этот момент заранее, а затем обратитесь в отдел кадров или бухгалтерию вашей компании. Вот что должно быть указано в справке: 

1. ФИО сотрудника и информация о нём: должность, размер оклада, дата приёма на работу и дата увольнения (если оно было), сведения о зарплате за последние полгода, данные об оплачиваемом отпуске на момент поездки (необходимы не всегда).
2. Реквизиты работодателя: название компании, ИНН, адрес, номер телефона, электронная почта.
3. Подпись руководителя с расшифровкой и печать. 
4. Дата выдачи справки и её номер. 

Это правило актуально, например, при оформлении документов на визу в Японию или страны Шенгенского союза. Тем, кто подаётся в Канаду, Великобританию, Новую Зеландию и некоторые другие государства, можно сделать скан документа. 

Образец справки с места работы

Иногда возникают нетипичные случаи при составлении справки с места работы: 

• если организация (общество с ограниченной ответственностью или акционерное общество) состоит из одного человека и бумага подписывается самим путешественником, то необходимо предоставить доказательства своих полномочий. Это может быть выписка из Единого государственного реестра юридических лиц (ЕГРЮЛ), документы о назначении себя генеральным директором и главным бухгалтером;
• если фактическое место работы не совпадает с юридическим адресом компании (например, сотрудник трудится в филиале в другом городе), то эту информацию необходимо дополнительно указать в документе;
• если получить справку нужно генеральному директору предприятия, то подписывать её должен главный бухгалтер.

Сколько действует справка с места работы

Как правило, справка с места работы действительна в течение месяца с даты подписания. Но лучше уточнить на сайте консульства, какой срок должен быть у документа. Иногда страны ограничивают действие справки двумя неделями (например, Финляндия при оформлении транзитной визы). 

Для какой визы может понадобится справка

В Японию

В Италию

Во Францию

Чем заменить справку с места работы 

Не все заняты в найме и потому не могут предоставить стандартный документ, о котором рассказали выше. В этом блоке разбираемся, что разрешено показать вместо справки с места работы. 

• Для индивидуальных предпринимателей: выписку из Единого государственного реестра индивидуальных предпринимателей (ЕГРИП) из налоговой, копию свидетельства о регистрации ИП и постановке на учёт, налоговые декларации.
• Для самозанятых: справку о постановке на учёт с сайта «Мой налог», выписку о доходах (расчётах) за 6-12 месяцев.
• Для неработающих пенсионеров: оригинал пенсионного свидетельства, справку о назначении пенсии или свидетельство пенсионера. 
• Для студентов: справку с места учёбы с печатью и подписью из деканата вместе с копией студенческого билета. 
• Для школьников: справку с места учёбы.
• Для нетрудоустроенных: справку из российского банка на русском или английском языке, где указана сумма остатка на счёте, либо выписку с движениями денежных средств (поступления и списания за последние месяцы). Необходимо предоставлять оригиналы с печатями и подписями, а не онлайн-справки из личного кабинета банка. Кроме того, неработающие могут приложить спонсорское письмо, документы на недвижимость в России, копии страниц трудовой книжки за последние три года.

Почему справка с работы может не подойти

Если вы оформили документ с ошибками, его не примут в посольстве или визовом центре. Вот самые распространённые недочёты, которых следует избегать:

• Указаны неполные реквизиты компании. Например, нет контактной информации: телефона, адреса или электронной почты.
• Сделаны опечатки в ФИО сотрудника.
• Указана неполная информация о сотруднике (отсутствует должность, дата приёма на работу, оклад и тому подобное). 
• Нет физической печати, если она требуется. 
• Не указана расшифровка подписи руководителя. Либо это не оригинал подписи, а копия.
• Истёк срок годности справки: лучше не делать её слишком заранее.
• Отсутствуют дополнительные документы, подтверждающие полномочия, если компания состоит из одного сотрудника и вы выписываете справку самому себе. 

🎨 Автор иллюстраций к статье — СашаШура.