Апостиль: что это такое, зачем нужен и как его сделать

Если вы планируете выйти замуж за иностранца, устроиться на работу за рубежом или получить второе гражданство, то наверняка столкнётесь с необходимостью оформить апостиль на своих документах. Чтобы все бюрократические процессы прошли гладко, объясняем в этой инструкции, где и на какие бумаги его нужно ставить.

Что такое апостиль и для чего он нужен

Так называют международный штамп, который подтверждает подлинность документа за границей. Апостиль проставляют на оригинал бумаги, подшитый к ней лист, нотариально заверенную копию или перевод — зависит от требований конкретной страны.

Штамп может понадобиться в таких ситуациях, как:

• поступление в зарубежный вуз;
• трудоустройство за границей;
• оформление ВНЖ;
• получение иностранного гражданства;
• регистрация брака;
• открытие банковского счёта.

Как выглядит апостиль на документах

Он бывает бумажный и электронный. В первом случае апостиль выглядит как квадратный штамп размером примерно 9x9 сантиметров. В заголовке указывают слово Apostille на французском языке, за ним следуют стандартные блоки:

• страна, где поставили апостиль;
• ФИО и должность подписанта;
• информация об организации, выдавшей оригинал документа;
• город, в котором удостоверили оригинал;
• дата апостилирования;
• название удостоверяющего органа;
• регистрационный номер апостиля;
• печать или штамп и подпись должностного лица, которое проставляет апостиль.

Электронный вариант штампа представляет собой цифровой документ с QR-кодом. Он удостоверен подписью и равнозначен обычному. Использовать электронную версию получится не везде — уточнить эту информацию можно в консульстве принимающей стороны. В России апостиль заполняют на русском языке, а также на английском и французском. 

В каких странах действует апостиль

Более чем в 125 государствах, подписавших Гаагскую конвенцию 1961 года. В их число входят почти все страны Европы и Латинской Америки, Россия, США, Австралия, Турция, Южная Корея и Япония.

Также есть ряд государств, в которых россиянам не нужен апостиль:

• участники Минской и Кишинёвской конвенций. К ним, например, относятся Беларусь, Казахстан и Кыргызстан — здесь обычно достаточно предоставить перевод документа на национальный язык;
• страны, заключившие с Россией соглашение по отмене легализации (к примеру, Азербайджан, Босния и Герцеговина, Испания);
• страны, не присоединившиеся к Гаагской конвенции (например, Афганистан, Катар, Таиланд). Для признания документов в них потребуется консульская легализация.

Анна Баженовааккаунт-менеджер в Авиасейлс

Я оформляла апостиль дважды в Москве. В 2022 году ставила штамп на свидетельство о браке для получения ВНЖ в Финляндии, а два года спустя — для той же процедуры в Бельгии. 

На какие документы ставят апостиль

Вот список таких бумаг:

• документы, которые выдаёт ЗАГС, — свидетельства о рождении и смерти, заключении и расторжении брака, смене имени, установлении отцовства;
• документы об образовании — дипломы, аттестаты, сертификаты;
• нотариальные документы — заверенные копии и переводы, доверенности, завещания, согласие на выезд ребёнка за границу;
• другие официальные документы — судебные решения и приговоры, справка об отсутствии судимости, выписка из Единого государственного реестра юридических лиц.

На какие документы апостиль не ставят

В первую очередь, не апостилируют внутренние документы личного характера и те, что уже оформлены по международным стандартам. К таким относятся:

• внутренний паспорт;
• трудовая книжка;
• военный билет;
• полис ОМС;
• международные водительские права.

Также, согласно федеральному закону, апостиль не ставят на дипломатические документы, коммерческие и таможенные бумаги. 

Где можно поставить апостиль

В той стране и в том регионе, где был оформлен или нотариально заверен оригинал документа. Например, если свидетельство о браке выдали в Новосибирской области в России, то и проставить штамп на него можно только там. Единого органа, занимающегося оформлением апостилей, нет — всё зависит от того, какое учреждение выдало бумагу. 

Мария Землянаяменеджер по продукту в Авиасейлс

Я апостилировала документы для себя и мужа. Список был немаленький: два школьных аттестата, два диплома о высшем образовании, одно свидетельство о рождении и свидетельство о браке. Поскольку штамп нужно ставить в регионе, где выдавалась бумага, пришлось посетить три города: Краснодар, Калугу и Москву. Также я оформила доверенность от мужа и её нотариально заверенную копию. 

Процесс везде отличался: например, в Москве всё делала через официальный сайт мэра. Список дополнительных документов тоже был разный в зависимости от учреждения, как и сроки оформления. В Краснодаре я подала заявку за пару недель — и после этого апостиль был готов в течение двух дней. В Калуге потратила около недели с момента подачи заявления до получения штампа. В Москве просто записалась на ближайшую дату через несколько дней: апостиль поставили прямо при мне.

Сколько стоит апостиль

Размер госпошлины единый и составляет 2 500 рублей за каждый документ. Поэтому, например, если потребуется поставить штамп на оригинал и копию, то платить придётся дважды. Согласно Налоговому кодексу, для некоторых категорий граждан предусмотрены льготы.

Могут возникнуть и дополнительные расходы в том случае, когда нужно перевести или нотариально заверить бумаги. Стоимость этих услуг зависит от организации.

Собираем документы для поездок за рубеж

Второй загранпаспорт

Страховка

Сколько делают апостиль и как долго он действует

По закону процесс должен занимать не более 5 дней со дня регистрации запроса, но может быть продлён до 30 рабочих дней. Для документов об образовании установлен срок до 45 рабочих дней.

Например, справка о несудимости действительна на срок до трёх-шести месяцев. Соответственно, при оформлении новой потребуется ещё раз сделать штамп.

Как поставить апостиль: пошаговая инструкция

Порядок действий может немного отличаться в зависимости от типа бумаги и апостилирующего органа, но обычно включает шаги, которые мы перечислили ниже.

Шаг 1. Подготовьте документ

Сначала убедитесь, что он в хорошем состоянии: целый, без ламинации, исправлений, ошибок в персональных данных и нечитаемых элементов. Все эти недостатки могут послужить причиной отказа в проставлении штампа.

Также уточните в консульстве страны назначения, нужен ли перевод документа. В некоторых случаях может потребоваться двойной апостиль: на оригинале и нотариально заверенном переводе.

Шаг 2. Подайте заявление

Это можно сделать:

• лично — обратитесь в соответствующее ведомство и заполните форму на месте;
• через МФЦ — придите в территориальное отделение, которое выступит посредником и перенаправит документы в нужные органы. Но учитывайте, что такая услуга есть не во всех центрах;
• через «Госуслуги» — сформируйте заявку в личном кабинете на портале;
• через посредника — оформите доверенность на физическое или юридическое лицо, которое поставит за вас апостиль.

Шаг 3. Оплатите госпошлину

Это получится сделать через «Госуслуги», по реквизитам ведомства, в котором ставите штамп, в приложениях или отделениях банков.

Шаг 4. Заберите документ с апостилем

Приходите сами или попросите получить документ представителя с нотариальной доверенностью. Срок оформления зависит от ведомства, но обычно процедура занимает до пяти рабочих дней. 

Арина Попковапродуктовый маркетолог в Авиасейлс

В декабре 2025 года я апостилировала диплом бакалавра в Перми. Подала заявление через «Госуслуги», там нужно было оплатить госпошлину и загрузить фотографии всех страниц документа. С последним я не справилась на 100%, но, к моему удивлению, мне позвонили и объяснили, как всё добавить. А через пару дней после работы над ошибками пригласили в Министерство образования Пермского края. Я приехала, сдала оригинал диплома и уже на следующий день получила его обратно с апостилем. 

Почему могут отказать в апостиле

Причин может быть несколько, пишут на «Госуслугах». Чаще всего отказывают из-за плохого состояния оригинала. Например, если документ порван или заламинирован, на нём есть пятна или не всё можно прочитать. Также не принять бумагу могут из-за ошибок в персональных данных или когда информация не соответствуют государственным выпискам. 

Ответы на часто задаваемые вопросы

Разбираемся во всех нюансах, чтобы вы чувствовали себя уверенно при оформлении бумаг. 

Апостиль и нотариальное заверение — это одно и то же?

Нет. Нотариальное заверение используют в основном внутри страны. Апостиль же нужен для подтверждения достоверности документов за границей. То есть штамп могут поставить на заверенные у нотариуса документы, но не наоборот.

Можно ли оформить апостиль онлайн?

Да, электронный апостиль делают через Госуслуги, но учитывайте, что такой формат принимают не в каждом государстве.

Нужен ли перевод для апостиля?

Всё зависит от требований страны назначения. В некоторых случаях может понадобиться перевод, например, на английский язык.

Можно ли поставить апостиль на копию документа?

Да, к примеру, на нотариально заверенную копию документа. Однако точные требования зависят от того, куда вы едете.

Можно ли использовать российские документы без апостиля?

Да, это получится сделать в государствах, у которых с Россией есть соответствующая договорённость. Например, в Беларуси или Казахстане.

Что делать, если документ ламинирован?

В проставлении апостиля могут отказать. В таком случае бумагу придётся разламинировать или оформить её заново.

🎨 Автор иллюстрации к статье — Тася Козлова.